8 porad jak zorganizować kino letnie

Jak zorganizować kino letnie

Skoro trafiłeś na ten artykuł, zakładam, że zastanawiasz się nad organizacją kina letniego, a być może nawet już jesteś na nią zdecydowany. Jeśli tak, to gratuluję świetnego wyboru! Na bazie doświadczenia po zorganizowaniu już kilkuset pokazów plenerowych, odkładając skromność na bok, śmiało stwierdzam, że kino letnie to świetna atrakcja dla widzów, a dla organizatorów doskonałe narzędzie marketingowe. Sprawdź, jak najlepiej przygotować takie wydarzenie.

1. Termin kina plenerowego

Kino letnie – jak zresztą sama nazwa wskazuje – największą popularnością cieszy się w miesiącach wakacyjnych, ale sezon zaczyna się już w maju (głównie juwenalia) i trwa do końca września. To, jaki charakter ma mieć impreza oraz do kogo jest skierowana powinny nam zasugerować konkretny dzień tygodnia na organizację seansów.

Kino letnie w weekend

Kino plenerowe to doskonała opcja na poszerzenie programu obchodów dni miasta. Takie imprezy zwykle odbywają się w sobotę i niedzielę, kiedy to na scenie prezentują się lokalni wykonawcy oraz gwiazdy muzyczne. Warto rozważyć włączenie do świętowania także piątku, właśnie w postaci seansów ‘pod chmurką’, które będą stanowiły dodatkowy dzień obchodów święta oraz przedsmak dalszych atrakcji.

Kino letnie w tygodniu

W przypadku, kiedy kino letnie dedykowane jest młodzieży warto rozważyć organizację pokazu filmowego w tygodniu. Wybór takiego terminu jest sensownym rozwiązaniem, gdyż młodzież w okresie wakacyjnym zwykle dysponuje wolnym czasem w środku tygodnia, a z całą pewnością w weekend w okolicy odbywa się wiele konkurencyjnych imprez, dyskotek czy po prostu spotkań towarzyskich. W tygodniu mają zdecydowanie mniej możliwości spędzenia wolnego czasu, więc tym chętniej rozważą udział w twoim wydarzeniu.
Znaczenie ma także to, gdzie organizowana jest impreza. Jeśli w małej miejscowości, naturalnie łatwiej będzie uzyskać wysoką frekwencję w weekend, co nie ma już takiego znaczenia w przypadku większych miast czy tętniących życiem kurortów wakacyjnych. W takich miejscach nawet w tygodniu kino letnie wzbudzi ogromne zainteresowanie.

2. Miejsce seansów filmowych

Zaletą kina plenerowego jest jego stuprocentowa mobilność. Praktycznie każdą wolną przestrzeń można w krótkim czasie zaaranżować na plenerową salę kinową. Najczęściej wybór organizatora pada na park, plażę, rynek miejski, boisko szkolne czy inne miejsce, które mieszkańcom jednoznacznie kojarzy się z imprezami plenerowymi. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, by nieco popuścić wodze fantazji… Np. repertuar z filmami grozy doskonale wkomponuje się w przestrzeń ruin zamku, lasu z legendami o duchach, owianego tajemnicą pustostanu (mieliśmy okazję realizować noc horrorów na dziedzińcu przedwojennego, opuszczonego szpitala psychiatrycznego). Takie miejsce stworzy niepowtarzalny klimat pokazu filmowego.

Kino letnie pod chmurką rządzi się swoimi prawami. Widzowie często przychodzą całymi rodzinami czy grupkami znajomych, a seans łączą z piknikiem. Dobrze zatem, by miejsce pod imprezę było zielonym terenem, gdzie można rozłożyć własne koce. Jeśli jednak specyfika przestrzeni to uniemożliwia, warto w inny sposób zatroszczyć się o komfort gości i przygotować wygodne siedziska. Złym wyborem są plastikowe krzesła. Nawet w ułamku nie przypominają wygodnych foteli kinowych, do których przyzwyczajeni są widzowie. Seans trwa zwykle co najmniej półtorej godziny, więc nie powinno się skazywać przybyłych na długotrwały dyskomfort, zwłaszcza gdy planujesz cykl imprez tego rodzaju i zależy ci na ponownej, dużej oglądalności. Z opresji wybawiają leżaki, których z powodzeniem można ustawić od kilkudziesięciu do nawet kilkuset.

Warto także zwrócić uwagę, czy w miejscu, które wybierasz na organizację kina letniego, znajduje się jakieś zaplecze gastronomiczne. Gdyby jego brak miał przesądzać o rezygnacji z wybranej lokalizacji, warto rozważyć zamówienie food trucków czy innych dostawców usług gastronomicznych w plenerze, jak choćby stanowiska z nieodzownie kojarzącym się z kinem popcornem.

3. Jednorazowa impreza, czy cykliczne pokazy filmowe

Głównym czynnikiem, który decyduje o tym jest oczywiście budżet jakim dysponuje organizator. Wydatek, z jakim należy się liczyć, to nie tylko wynajem sprzętu i obsługi technicznej, ale także zakup licencji filmowych. Oczywiście, im większa liczba pokazów, tym większa możliwość negocjacji cen. Ponadto cykliczne wydarzenia mają tę zaletę, że są łatwiejsze do promowania. Odbiorcy są także przyzwyczajeni do tego, że konkretnego dnia, np. co czwartek w danym miesiącu, odbywa się pokaz.

Jeśli masz wątpliwości co do tego, czy pierwsza impreza wzbudzi zainteresowanie, a co dopiero, czy widzowie pojawią się na kolejnych, zawsze możesz zorganizować jeden pokaz na próbę. Musisz się jednak liczyć z tym, że trudniej może być z zarezerwowaniem usługi na interesujący Cię termin w środku sezonu, gdyż firmy zajmujące się ich świadczeniem, mają w sezonie bardzo napięte terminarze. To z kolei argument przemawiający za tym, by jednak zaplanować od razu kilka terminów. Jeśli cykl pokazów filmowych zostanie dobrze wypromowany, a repertuar będzie interesujący, frekwencja na pewno dopisze.

4. Wielkość zestawu kinowego

Istotne jest dobranie odpowiedniej wielkości zestawu kinowego do spodziewanej liczby widzów oraz terenu, na którym organizujesz kino letnie. Kameralny pokaz dla około 150 osób można zorganizować już na ekranie o szerokości 3-4m. Jednak jeśli zależy ci na wyższej randze imprezy, co naturalne, większy powinien być zestaw kinowy. Odpowiedni będzie już zestaw z ekranem o szerokości 6-8 m, ale filmy na ekranie o szerokości powyżej 12 m można serwować nawet kilkusetosobowej publiczności.

Większy ekran wymaga także projektora o lepszych parametrach technicznych, w tym przede wszystkim mocy. Za dostarczenie odpowiedniego sprzętu odpowiada oczywiście firma, zajmująca się obsługą techniczną wydarzenia. Warto jednak dopytać o szczegóły, by nie okazało się, że do wielkiego ekranu plenerowego planowane jest użycie niewielkiego projektora, przeznaczonego raczej do użytku domowego czy też kiepskiej jakości sprzętu nagłaśniającego. Takie niedopatrzenie ‚położy’ nawet najlepiej zorganizowane wydarzenia. Warto zatem skorzystać z oferty sprawdzonych usługodawców na rynku.

Sprzęt kinowy – na co zwrócić uwagę

Jednym z najistotniejszych czynników, jeśli chodzi o sprzęt projekcyjny, jest typ i jakość ekranu. Duże wymiary ekranów plenerowych sprawiają, że ze względów ekonomicznych na rynku pojawiły się ekrany pneumatyczne z „powierzchnią projekcyjną”. Cudzysłów nie jest tutaj kwestią przypadku, gdyż przy takim rozwiązaniu, często zdarza się, że szumnie nazywany ekran to po prostu przeźroczysta siatka PCV mocowana na rzepy. Oczywiście będzie na niej widać wyświetlany obraz, ale jakość takiej projekcji pozostawi wiele do życzenia. Aby uniknąć opisywanej sytuacji, warto upewnić się przed zamówieniem usługi, czy ekran zawiera profesjonalną powierzchnię kinową. Dokładnie taką samą, jaką stosuje się w kinach i do której przyzwyczajeni się widzowie, czyli nieprzezroczysty materiał o odpowiednim współczynniku odbicia światła. Warto też zwrócić uwagę czy powierzchnia projekcyjna zamocowana jest za pomocą elastycznych linek gwarantujących brak pofałdowań. Tylko takiej jakości ekran zapewni projekcję na najwyższym poziomie.

5. Repertuar filmowy

Wybór konkretnego repertuaru musi być podyktowany po pierwsze charakterem wydarzenia, a po drugie rodzajem odbiorców. Jeśli planujemy piknik familijny, warto sięgnąć po film właśnie z tej kategorii – łatwy, lekki i przyjemny w odbiorze, a jednocześnie uniwersalny ze względu na wiek. Wiadomo, że w przypadku młodzieży można wybrać filmy traktujące o problemach ich generacji.

Filmy z danego, cięższego gatunku, czyli horrory i thrillery, lepiej zarezerwować na imprezy w danym klimacie, jak w opisanym wcześniej przykładzie.
Sprawdzonym pomysłem jest także propozycja cyklicznych seansów tematycznych. Na przykład podczas organizacji cotygodniowego, wakacyjnego kina plenerowego naszym widzom możemy zaoferować: wieczoór komedii polskiej, w kolejnym tygodniu – wieczór kryminału, a w jeszcze następnym – wieczór familijny. To oczywiście tylko przykłady, a propozycji może być o wiele więcej.

6. Obowiązki organizatora: pozwolenie na publiczny pokaz filmu

Zgodnie z obowiązującą ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych, konieczne jest wykupienie licencji dystrybutora/producenta na publiczny pokaz. Jej cena jest zależna od konkretnego tytułu filmu oraz od przewidywanej frekwencji podczas emisji. Ważne jest także rozliczenie należności za pokaz z organizacjami zbiorowego zarządzania, zrzeszającymi twórców, wykonawców i producentów, takimi jak ZAiKS czy SFP. Podczas organizacji kina samochodowego niezbędne jest także pozwolenie na użytkowanie częstotliwości radiowej.

Jako organizator wszelkich formalności w tym zakresie możesz dopełniać samodzielnie, ale zdecydowanie lepszym i wygodniejszym rozwiązaniem jest powierzenie tego zadania firmie zajmującej się obsługą kina plenerowego. Po pierwsze tacy usługodawcy przeważnie nie pobierają za to dodatkowych opłat, a po drugie mają już nawiązaną współpracę z niemal wszystkimi dystrybutorami. Warto zatem skorzystać z profesjonalnej pomocy w tak ważnej kwestii, jaką są formalności prawne. Więcej informacji na ten temat niebawem pojawi się w osobnym artykule.

7. Promocja wydarzenia

Bez promocji nie ma frekwencji. W końcu jeśli informacja o planowanym wydarzeniu nie dotrze do szerszego grona, próżno spodziewać się pełnej „plenerowej sali kinowej”. Działania promocyjne powinny objąć także aspekt edukacyjny. Nie wszyscy bowiem kojarzą kino letnie z imprezą plenerową, a aspekt ten zdecydowanie przesądza o atrakcyjności całego wydarzenia. Odbiorcy często myślą, że chodzi o zwykły seans, który odbywa się latem w zamkniętym pomieszczeniu, a „kino letnie” jest tylko nazwą imprezy. Warto zatem zainwestować w artykuły promocyjne w lokalnej prasie i na portalach internetowych, które zwłaszcza starszym odbiorcom, przybliżą ideę kina plenerowego. Dobrym pomysłem jest także przygotowanie plakatów do rozwieszenia w ważnych i często uczęszczanych miejscach w mieście.

Poza tradycyjnymi kanałami komunikacyjnymi, warto także przeprowadzić działania promocyjne w portalach społecznościowych. Najłatwiejszą formą jest zorganizowanie wydarzenia na Facebooku i jego promocja w kampanii reklamowej. W takim wydarzeniu można także dodatkowo zapytać uczestników o preferowany repertuar, na przykład w formie łatwej do zrobienia ankiety. To bardzo skuteczny sposób komunikacji z odbiorcami, dający możliwość informowania na bieżąco o planach organizatorów, np. o przewidywanych atrakcjach w formie konkursów z nagrodami dla kinomanów. Takie dodatkowe działania skutecznie wspierają promocję wydarzenia. O sprawdzonych formach promocji imprez kinowych napiszemy niebawem szerzej w osobnym artykule.

8. Co po zakończeniu pokazów filmowych ?

Koniec imprezy nie oznacza bynajmniej końca działań promocyjnych. Jeśli zależy Ci na tym, aby sukces Twojej imprezy nie przeszedł bez echa i zależy Ci na powtórzeniu sukcesu kina letniego w przyszłości, warto przygotować obszerną relację fotograficzną oraz krótki artykuł podsumowujący. Taki komunikat możesz rozesłać także do lokalnych mediów, które zapewne chętnie upublicznią materiały. Zdjęcia i filmy z imprezy możesz dodać również w wydarzeniu na Facebooku. To na chwilę obecną najlepsza platforma komunikacji z Twoimi widzami. Zapytaj ich o wrażenia i o ewentualne wskazówki na przyszłość. Użytkownicy na pewno chętnie udostępnią zdjęcia i napiszą, jak się bawili, co dla Ciebie będzie informacją o kierunku działań, jaki warto obrać w przyszłości.

Mam nadzieję, że udało mi się odpowiedzieć na podstawowe kwestie i rozwiać ewentualne wątpliwości co do organizacji kina letniego. Liczę też, że poczułeś się zainspirowany do działania i wdrażania własnych pomysłów. W przypadku pytań, pozostaję do dyspozycji. Chętnie pomogę Ci zorganizować najlepszą imprezę kinową w plenerze !